Jak prowadzić księgowość jako mała firma


Nie da się od tego uciec – jeśli prowadzisz małą firmę, musisz także prowadzić jej księgowość. Czasami może się to wydawać przytłaczającą i długą pracą, zwłaszcza jeśli nie jesteś w 100 procentach pewien, co robisz.

Prawdopodobnie jest to również trochę uciążliwe, ponieważ nie zacząłeś swojej firmy od przeszukiwania pudeł z paragonami, wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych lub czytania wyciągów bankowych o jedenastej w nocy.

Oto dobra wiadomość. Dzięki odpowiedniemu podejściu i narzędziom możesz mieć pewność, że wszystkie aspekty księgowości w Twojej małej firmie są skrupulatnie załatwione, bez poczucia stresu lub poświęcania zbyt wielu godzin każdego miesiąca.

W tym artykule pokażemy, jak to zrobić.

Obejmuje:

  • Czym jest księgowość?
  • Czy mogę prowadzić własną księgowość?
  • Jak ułatwić prowadzenie ksiąg
  • Na jakie funkcje oprogramowania należy zwrócić uwagę

Czym jest księgowość?

Używanie terminów „księgowość” i „rachunkowość” zamiennie jest powszechne, ale te dwa terminy mają różne znaczenia. Musisz znać różnicę, ponieważ księgowość nie jest czymś, z czym naprawdę możesz sobie poradzić samodzielnie (chociaż nadal będziesz potrzebować dużego zaangażowania w to).

Jak więc się porównują?

Księgowość to proces rejestrowania wszystkich pieniędzy, które wchodzą i wychodzą z Twojej firmy

Wiąże się to z gromadzeniem i przechowywaniem informacji finansowych, takich jak rachunki, faktury i wyciągi bankowe. Musisz zrobić niektóre praktyki księgowe zgodnie z prawem, a dokładność jest niezbędna do płacenia odpowiedniej kwoty podatku do HMRC każdego roku.

Rachunkowość to proces interpretacji danych finansowych oraz tworzenia raportów i prognoz

Pomaga to zrozumieć kondycję finansową i wyniki firmy. Jest to o wiele więcej, dlatego powinieneś współpracować z certyfikowanym księgowym, aby jak najlepiej wykorzystać swoje dane finansowe.

Biorąc to pod uwagę, być może jeszcze nie musisz tego robić. Jeśli Twoja firma jest wciąż mała, księgowość powinna być Twoim priorytetem z dwóch powodów:

  1. Aby upewnić się, że robisz wszystko dobrze z prawnego punktu widzenia i zmniejszasz ryzyko kary
  2. Ponieważ bez solidnej, dokładnej księgowości każda księgowość, którą prowadzisz, będzie oparta na błędnych lub niekompletnych zestawach danych. Oznacza to, że wszelkie spostrzeżenia, które próbujesz uzyskać, byłyby niewiarygodne

Kiedy już znajdziesz swój rytm i zdobędziesz solidne podstawy z księgowości, możesz zastanowić się, w jaki sposób księgowy może pomóc ci wzmocnić małą firmę dzięki większej wiedzy na temat jej finansów.

Czy mogę prowadzić własną księgowość?

Z pewnością możesz. I to nie? muszą być trudne, nudne lub czasochłonne. Chociaż wiele zadań należy do księgowości, należy wykonać pięć podstawowych czynności, aby wszystko przebiegało sprawnie i zgodnie z prawem.

Na początku będziesz w stanie zarządzać tymi wszystkimi bez większych problemów. Ale wraz z rozwojem firmy (wraz z wielkością jej działalności finansowej) stanie się ona bardziej opłacalna, aby zatrudnić księgowego lub księgowego by przejąć stery, podczas gdy Ty skupiasz się na zadaniach o większej wartości dodanej.

W międzyczasie oto, co musisz robić regularnie, aby utrzymać księgi w czystości:

#1 – Nagraj wszystko

Prowadzenie dokładnej ewidencji wszystkich transakcji przychodzących i wychodzących jest podstawowym zadaniem prowadzenia ksiąg rachunkowych i obowiązkiem prawnym Twojej firmy. Oznacza to, że za każdym razem, gdy dokonujesz zakupu lub otrzymujesz płatność, informacje muszą być przechowywane wraz z kwotą.

Te dokumenty finansowe zostaną później wykorzystane do zeznania podatkowego, więc dokładność jest niezbędna. Zaleca się również trzymanie paragonów do sześciu lat.

#2 – Uzgadniaj transakcje

Być może słyszeliście określenie „pojednanie bankowe”. Jest to kluczowe zadanie księgowe, które obejmuje przeglądanie wyciągu bankowego i sprawdzanie go w dokumentacji finansowej. Linia po linii, musisz upewnić się, że wszystkie obciążenia i kredyty na wyciągu znajdują się w Twoich rejestrach.

Ten proces pomaga wykryć błędy, takie jak niewyjaśnione wydatki lub opłaty oraz podwójne płatności lub wpisy księgowe. Wczesne zobaczenie tych rzeczy pomaga zbadać i wprowadzić poprawki, zanim spowodują one później problemy.

#3 – Monitoruj przepływy pieniężne

Przepływ pieniężny to ilość pieniędzy wchodzących i wychodzących z firmy. „Wypłata” obejmuje wszystkie pieniądze wpłacone przez klientów (i na przykład wszelkie dotacje rządowe), podczas gdy „wypłata” obejmuje wszystko, od płatności dostawców i wynagrodzeń pracowników po rachunki za media i czynsz.

To naprawdę ważne, aby bacznie obserwuj przepływy pieniężne, bo jeśli się zatrzyma, Twoja firma nie będzie mogła funkcjonować. Dzięki regularnemu sprawdzaniu, jakie pieniądze są dostępne, możesz lepiej zarządzać sposobem płacenia dostawcom, inwestowania w zapasy, a nawet przedłużenia kredytu w razie potrzeby.

Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę coś więcej niż tylko kwotę w banku. Zastanów się, ile jesteś obecnie winien, ile klienci są Ci winni, kiedy należy dokonać lub oczekuje się płatności i ile podatku VAT jesteś zobowiązany.

#4 – Uważaj na opóźnienia w płatnościach

W pewnym momencie każda firma spotka się z klientami, którzy nie są najbardziej terminowi, jeśli chodzi o spłatę tego, co są winni.

Może się tak zdarzyć z wielu powodów, ale z Twojego punktu widzenia nie może to trwać zbyt długo. Opóźnienia w wejściu pieniędzy do firmy mogą wpłynąć na Twoją elastyczność, a nawet uniemożliwić dokonywanie podstawowych zakupów.

Aby utrzymać przepływ gotówki, musisz ścigaj tych klientów, którzy wciąż mają zaległe faktury. Pamiętaj, aby dokładnie określić, kiedy oczekujesz zapłaty, ale zawsze bądź uprzejmy i profesjonalny.

Dobrym pomysłem jest również zapytać, jak możesz pomóc im w przeforsowaniu tego – czy to pozwala im płacić w inny sposób, czy też dzielić płatności na mniejsze porcje.

#5 – Zapłać podatek

Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności musisz płacić podatek od wszelkich zarabianych pieniędzy. Istnieje kilka różnych rodzajów podatków, z których każdy ma własne kryteria, zasady i procesy.

Twoim obowiązkiem jest zrozumienie, co dotyczy Ciebie oraz jak i kiedy złożyć zeznanie podatkowe do HMRC.

Zrobienie tego samemu jest możliwe (nawet proste za pomocą oprogramowania), ale jeśli nie masz pewności, jest to jedno z zadań, za które możesz zapłacić księgowemu lub księgowemu.

Główne rodzaje podatków

Podatek dochodowy podatku dochodowego od osób prawnych Podatek od wartości dodanej (VAT)
Jest ona opłacana przez właścicieli i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą za pomocą systemu o nazwie Self Assessment Jest to opłacane przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, firmy zagraniczne z oddziałem lub biurem w Wielkiej Brytanii, kluby, spółdzielnie i inne stowarzyszenia nieposiadające osobowości prawnej VAT to podatek pobierany od większości towarów i usług sprzedawanych przez firmy zarejestrowane jako płatnicy podatku VAT. Jeśli to Ty, będziesz musiał naliczyć obowiązujące stawki podatku od wszystkiego, co sprzedajesz i złożyć deklaracje do HMRC

Źródło: Szałwia

Wskazówka dla profesjonalistów: HMRC wprowadza nowy program o nazwie Making Tax Digital. Stwarza to nowe wymagania dotyczące prowadzenia wszystkich zapisów księgowych w formie cyfrowej, używania kompatybilnego oprogramowania do składania zeznań podatkowych i nie tylko. To już obowiązuje faktura VATi zostanie uruchomiony za Samoocena podatku dochodowego w kwietniu 2024 r.

Jak ułatwić prowadzenie ksiąg

Te pięć zadań księgowych wydaje się być dużo do przemyślenia, ale możesz znacznie ułatwić sprawę, przestrzegając trzech złotych zasad. Połącz je z wysokiej jakości oprogramowaniem księgowym lub księgowym, a będziesz mieć kontrolę nad swoimi księgami co miesiąc bez wysiłku.

Stosuj podejście „mało, ale często”

Głównym powodem, dla którego prowadzenie ksiąg rachunkowych jest czasochłonną, stresującą i żmudną pracą, jest to, że wiele osób pozwala, aby poszczególne obowiązki się sumowały. Odkładając to, powiększasz je i zwiększasz szanse na błędy.

Lepiej przyjąć proaktywne podejście i częściej pracować nad zadaniami przez mniejsze fragmenty czasu. Zablokuj częste przerwy w kalendarzu poświęcone każdemu zadaniu i ustaw je tak, aby pojawiały się ponownie w wymaganych odstępach czasu (co miesiąc, co tydzień i codziennie).

Im częściej to robisz, tym szybciej dostaniesz i ostatecznie stanie się to nawykiem.

Digitalizuj wszystko

Jeśli chodzi o księgowość, papier może być nieskończenie problematyczny. Niezależnie od tego, czy są to nabazgrane notatki, dokumenty finansowe czy paragony, papierowe kopie często gubią się lub ulegają uszkodzeniu. I możesz zagwarantować, że te, które znikną, będą tymi, których najbardziej potrzebujesz.

Im więcej możesz zdigitalizować, tym lepiej. Prowadzenie dokumentacji będzie znacznie dokładniejsze, będziesz mógł wyszukiwać, uzyskiwać dostęp i udostępniać potrzebne dane niemal natychmiast, a wszystko może być bezpiecznie archiwizowane.

Każda forma digitalizacji przyniesie Ci korzyści, ale użycie dedykowanego oprogramowania do prowadzenia księgowości znacznie to ułatwi, ponieważ wiele z nich można zautomatyzować (więcej o tym poniżej).

Fakturuj sprawnie

Dotknęliśmy już, dlaczego zdrowy przepływ gotówki jest tak ważny. Upewnij się, że ustanowiłeś proces fakturowania, który jest jak najbardziej wydajny. Chcesz wystawiać faktury, gdy tylko praca zostanie ukończona i zaakceptowana, a także uporczywie (ale ładnie) gonić za spóźnialnymi płatnikami.

Spróbuj wymyślić inne sposoby usprawnienia procesu, takie jak podział dużych zleceń na kilka etapów fakturowania, używając konfigurowalne szablonyautomatyzując zadania tam, gdzie to możliwe, i konfigurując faktury odnawialne dla stałych klientów.

Jeśli będziesz trzymać się tych trzech złotych zasad, skrócisz czas potrzebny na prowadzenie czystych ksiąg, zaoszczędzisz sobie wielu bólów głowy i utrzymasz przepływ gotówki.

Na jakie funkcje oprogramowania należy zwrócić uwagę

Aby naprawdę wzmocnić swoje umiejętności księgowe, powinieneś używać wysokiej jakości oprogramowania księgowego lub księgowego. Czemu? Ponieważ wszystkie pięć z wyżej wymienionych zadań można przynajmniej częściowo (jeśli nie w pełni) zautomatyzować.

Tak, to znaczy:

  • Skróć godziny do sekund dla wielu pojedynczych zadań
  • Zapewnij większą dokładność w prowadzeniu dokumentacji
  • Wcześniej wykrywaj błędy i poprawiaj je wcześniej
  • Zapewnij zgodność bez wysiłku
  • Twórz bezpieczne, częste kopie zapasowe wszystkich swoich informacji
  • Uzyskaj widoczność przepływów pieniężnych w czasie rzeczywistym

Istnieje wiele wysokiej jakości rozwiązań, które pomogą Ci to wszystko osiągnąć. A jeśli weźmie się pod uwagę wartość pieniężną godzin spędzonych na prowadzeniu ksiąg rachunkowych na papierze lub przy użyciu ogólnych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne, oprogramowanie jest często niezwykle opłacalne.

Decydując, jakie oprogramowanie wybrać, weź pod uwagę poziom wsparcia, który oferuje dostawca, ponieważ będzie to niezbędne, jeśli dopiero zaczynasz księgowość.

Gdy już wiesz, który dostawca będzie łatwo dostępny do pomocy, zwróć uwagę na te podstawowe funkcje oprogramowania:

Przechwytywanie nagrań cyfrowych – Niektóre rozwiązania umożliwiają korzystanie z aplikacji na smartfona lub skanera biurkowego do przechwytywania wszystkiego, od dokumentów po paragony, i mogą automatycznie pobierać dane bezpośrednio do systemu.

Automatyczne uzgadnianie – Oprogramowanie integrujące się bezpośrednio z bankami może automatycznie uzgadniać transakcje z zapisami cyfrowymi przechowywanymi w systemie. To dosłownie oznacza, że ​​kluczowe zadanie księgowe zostało wykonane za Ciebie.

Funkcjonalność mobilna – Możliwość dostępu do oprogramowania na urządzeniu mobilnym pozwala trzymać się harmonogramu księgowości, nawet gdy jesteś w ruchu. W ten sposób możesz uniknąć sumowania zadań tylko dlatego, że nie miałeś dostępu do swojego systemu.

Automatyzacja podatkowa – Oprogramowanie renomowanych dostawców automatycznie oblicza podatek zgodnie z najnowszymi przepisami (nawet po ich zmianie) i umożliwia łatwe przesyłanie do HMRC.

Bezpieczne przechowywanie w chmurze – Oprogramowanie oparte na chmurze będzie bezpiecznie przechowywać i tworzyć kopie zapasowe danych, więc jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy na miejscu, będziesz mieć pewność, że Twoje informacje są bezpieczne i nadal dostępne.

Dowiedz się, jak Sage Accounting może pomóc Ci zarządzać księgami

Przejmij kontrolę nad swoimi dokumentami finansowymi

Kiedy zaczynasz działalność w biznesie, dbanie o finanse może wydawać się nieco onieśmielające.

Ale poświęcając czas na pełne zrozumienie pięciu głównych zadań księgowych, możesz przejąć kontrolę nad swoją dokumentacją finansową i zbudować solidną podstawę dla wszelkich przyszłych działań księgowych.

Trzymaj się trzech złotych zasad i rozważ użycie wysokiej jakości oprogramowania, które może zautomatyzować większość pracy, a będziesz w stanie prowadzić dokładne i zgodne księgi z zaledwie kilkoma godzinami pracy w miesiącu.

Ryan Grundy jest autorem treści w Sage

Więcej o księgowości małych firm

Prowadzenie księgowości, gdy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą



Artykuł przetłumaczony automatycznie…

Similar Posts